ATZE - ArbeiTsZeitErfassung

Inhaltsübersicht

  • Multiuser Microsoft Access Datenbank zur Zeiterfassung
  • Auswertung durch umfangreiche Zeit- und Kostenberichte
  • Datev-Export

Zeiterfassung und Auswertung für kleine und mittelständische Unternehmen

Im April 2014 trat ein mittelständisches Unternehmen an mich mit der Frage heran, ob man die damalige Situation im Unternehmen mit einer (Access-)Datenbank verbessern könne. Das war die Geburt von ATZE – der ArbeiTsZeitErfassung.

Um den Datenschutz zu gewährleisten, wurden verschiedene Stellen (Namen, Logos, KFZ-Kennzeichen, Kosten und andere) unkenntlich gemacht. Ich bitte um Ihr Verständnis.

Zwei Jahre nach Einführung von ATZE und ca. 100.000 erfassten Tätigkeiten wurde die Zeiterfassung um eine Urlaubs- und Einsatzplanung erweitert.

Die Situation

Die damalige Situation – und der aktuelle Einsatz von ATZE lassen sich in etwa so beschreiben:

Im Unternehmen sind ca. 100 Personen beschäftigt. Es handelt sich um gewerbliche Arbeiter die Lohn sowie um kaufmännische Angestellte die Gehalt beziehen. Die kaufmännischen Angestellten sind für die typischen Arbeiten im Büro zuständig, die Arbeiter häufig außer Hause unterwegs. In diesem Fall sind sie mit den ca. 90 Unternehmensfahrzeugen bei Kunden und arbeiten häufig an einem Tag an unterschiedlichen Aufträgen bevor sie ins Unternehmen zurückkehren. Bei ihrer Rückkehr bringen sie von Kunden abgezeichnete Arbeitsscheine mit. Diese Arbeitsscheine dienen einerseits der Abrechnung der Arbeitszeit der Arbeiter (Stundenlohn), zugleich aber auch dem Nachweis der Arbeit für den Kunden (über die sog. Arbeitsscheinnummer) und der Aufteilung auf Kostenstellen.

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Abbildung 1: Arbeitszeiterfassung durch Mitarbeiter

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser

Die Erfassung der Arbeitszeiten und -tätigkeiten wurde auf Papier erledigt und musste unbedingt schneller, einfacher und fehlerfreier geschehen. Die Umsetzung in ATZE ist in Abbildung 1 zu sehen. Es wurden möglichst viele Eingabevereinfachungen genutzt: Auswahlfelder, automatisch vorgeschlagenes Datum, einer Prüfung der Gültigkeit der Arbeitsscheinnummer sowie der Fahrzeuge und maximaler Kilometer. Diese Aufzeichnungen wurden danach vom vorher Disponenten kontrolliert (Umsetzung in Abbildung 2 zu sehen), auf formalisierte Vordrucke übertragen und teilweise in Excel überführt, um letztlich in Rechnungen und Gehalts- bzw. Lohnabrechnungen zu enden. Die Umsetzung in ATZE ermöglicht Korrekturen und Anpassungen durch die Disposition. Schnell lassen sich schon kontrollierte und als korrekt erkannte Angaben filtern. Im Hintergrund erfolgt eine Plausibilitätsprüfung, ob alle notwendigen Angaben gemacht wurden (wie auch schon bei der Eingabe durch den Mitarbeiter selbst). Ist dies nicht der Fall, kann ein Eintrag nicht fälschlich als schon bearbeitet markiert werden.

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Abbildung 2: Kontrolle durch den Disponenten

Kosten auf einen Blick

Der Kontakt zum Unternehmen kam durch die Abteilung des Rechnungswesens zu Stande, die sich mit der Aufgabe konfrontiert sah, die entsprechenden Abrechnungen für Kunden (Rechnungen und entsprechende Arbeitsnachweise) aber auch Löhne und Gehälter schneller ermitteln und zugleich mögliche Fehlerquellen zu beseitigen. Dem Rechnungswesen war es wichtig, die genauen Kosten je Fahrzeug, Arbeitsschein d.h. Auftrag bzw. Teilauftrag und beteiligtes Personal einfach, schnell und fehlerfrei zu ermitteln. Das Ergebnis sollte übersichtlich und nachvollziehbar - aber auch präsentierbar - sein. Präsentierbar bedeutet in diesem Fall, dass das Ergebnis (z.B. ein Ausdruck der ermittelten Kosten) dem Kunden übermittelt werden kann. Beispielhafte Übersichten bzw. Nachweise die jetzt direkt von ATZE generiert werden können, zeigen Abbildung 3 bzw. Abbildung 4 (Kostenübersicht der KFZ) sowie Abbildung 5 und Abbildung 6 (Kostenübersicht Personal). Oben finden sich immer die einem Bericht zu Grunde liegenden Filterkriterien (Abbildung 16), so dass dieser jederzeit erneut generiert werden kann. Zugleich kann dies als Nachweis für eine unverfälschte Darstellung angesehen werden.

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Abbildung 3: Kostenübersicht der KFZ

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Abbildung 4: Kostenübersicht der KFZ, letzte Seite

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Abbildung 5: Kostenübersicht Personal

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Abbildung 6: Kostenübersicht Personal, letzte Seite

Abwesenheiten: Krank- und Fehltage

Bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung mussten einige interessante Aspekte berücksichtigt werden. Angestellte erhalten Gehalt entsprechend den vertraglichen Vereinbarungen, Arbeiter jedoch Lohn, werden also nach der Anzahl der gearbeiteten Stunden bezahlt. Dies wirft Probleme auf, wenn jemand beispielsweise aus Krankheitsgründen nicht zur Arbeit erscheinen kann. Angestellte erhalten eine Fortzahlung des vertraglich festgelegten Gehalts. Für Lohnempfänger wird die durchschnittliche Arbeitszeit der letzten 3 Monate ermittelt. Diese Stundenzahl wird für die Berechnung der Lohnfortzahlung angesetzt. Die Erfassung von Abwesenheiten ist in Abbildung 7 zu sehen. Im Beispiel werden die Kranktage von 3 Personen gleichzeitig erfasst, Feiertage im entsprechenden Zeitraum berücksichtigt und anzusetzenden die Arbeitszeiten der letzten 3 Monate (M-1, M-2 und M-3) berechnet (hinter dem |-Zeichen werden die Arbeitstage angezeigt) und falls notwendig korrigiert. Diese Berechnungen mussten bisher immer manuell durchgeführt werden. Sicherlich werden die enorme Arbeitserleichterung und die damit verbundene Fehlerminimierung direkt deutlich.

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Abbildung 7: Abwesenheiten erfassen

Umfangreiche Einstellungsmöglichkeiten: Stammdaten

Eins solches Vorgehen macht es notwendig, bei einer Überarbeitung der Strukturen und Abläufe ebenfalls diese Besonderheiten zu berücksichtigen. Die Mitarbeiter mussten entsprechend unterschiedlichen Personengruppen zugeordnet werden. Eine Übergabe an die Gehaltsabrechnung Datev legt nahe, entsprechende Kategorien zu schaffen – dies ist in Abbildung 8 zu sehen. Da Änderungen nur selten vorgenommen werden müssen, wurde Definition der Personengruppen in ATZE den Stammdaten zugeordnet. Ein Rechtesystem (in Abbildung 9 rechts zu erkennen) ermöglicht den Zugang zu unterschiedlichen Bereichen von ATZE sehr fein zu regeln.

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Abbildung 8: Mitarbeitergruppen (Datev)

Mitarbeitergruppen und Rechte: Wer darf was?

Weiterhin ist es durch Mitarbeiter im Büro, die eine Übersicht über Kranktage etc. haben notwendig diese Daten entsprechend in der Anwendung zu erfassen. Fehlt ein Mitarbeiter 10 Tage, wird für diesen eine entsprechende Abwesenheit erfasst, die Anwendung soll automatisch bei Lohnempfängern entsprechende durchschnittliche Arbeitszeiten der letzten drei Monate berechnen.

Eine Kontrolle der Tätigkeiten der Außendienstmitarbeiter erfolgt durch unterschiedliche Disponenten (Abbildung 2). Jeder Disponent kann dabei für mehrere Mitarbeiter zuständig sein (Mitarbeitergruppe A wird dabei z.B. von Disponent A kontrolliert, Mitarbeitergruppe B von Disponent B und Mitarbeitergruppe C von Disponent A und B, Mitarbeitergruppe D wird gar nicht kontrolliert). In den Stammdaten kann die für jede Mitarbeitergruppe individuell vom Administrator festgelegt werden (Abbildung 9).

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Abbildung 9: Mitarbeitergruppen und -rechte

Einfache Bedienung durch personalisierte Oberflächen

Diese Kontrolle erfolgt durch den Disponenten nachdem die Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten und Arbeitsscheinnummern selbst erfasst haben. Jeder Mitarbeiter mit eigenen Zugangsdaten am System an (Abbildung 10), erhält dann entweder direkt die Eingabemaske für die Zeiterfassung (Abbildung 1) oder seinen persönlichen Startbereich, der sich aus den ihm (genauer: seiner Benutzergruppe) zugeteilten Rechten ergibt (Abbildung 12). Ein Ribbon (Symbolleiste) im oberen Bildbereich ermöglicht die gleichen Funktionen wie der persönliche Startbereich (Abbildung 11).

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Abbildung 10: Anmeldung bei ATZE

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Abbildung 11: Ribbon des Administrators

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Abbildung 12: Persönlicher Startbereich eines Administrators

Das Nachrichtensystem: Reden ist Silber, Schreiben ist Gold

Es ist möglich, dass der Mitarbeiter dem Disponenten eine Nachricht hinterlässt (zu einer bestimmten Tätigkeit). Es ist auch möglich, dass der Disponent (oder andere dazu berechtigte Mitarbeiter) Nachrichten an einzelne oder mehrere Mitarbeiter verschicken (Abbildung 13). Jeder Mitarbeiter bekommt eine solche Nachricht direkt angezeigt, wenn er sich am System angemeldet hat. Jede einzelne Nachricht wird mit Sende- und Lesedatum versehen - der Empfänger muss mit einem Klick auf einen entsprechenden Button bestätigen, dass er den Inhalt der Nachricht zur Kenntnis genommen hat (z.B. eine Fahrerbelehrung). Abbildung 14 zeigt eine Übersicht der Nachrichten: Auf einen Blick lässt sich erkennen, welche schon gelesen wurden (grün), welche nicht (rot). Nur Nachrichten die noch nicht vom Empfänger gelesen wurden können noch verändert werden. Ein gesammelter Ausdruck nach unterschiedlichen Filterkriterien (u.a. nach Nachrichteninhalt, Empfänger und Absender oder auch Zeitraum) ist selbstverständlich möglich (Abbildung 15).

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Abbildung 13: Nachrichten verfassen

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Abbildung 14: Nachrichtenüberblick

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Abbildung 15: Nachrichtenüberblick (Ausdruck)

Auswertung, Berichte und Export (Datev, Excel)

Sind alle Daten (Arbeitszeiten, Arbeitsscheinnummern, etc.) erfasst, lassen sich diese schnell nach vielfältigen vom Nutzer individuell zu bestimmenden Kriterien auswerten. Ein Export der Daten zu Excel ist durch ein einfaches Häkchen möglich um dort z.B. mittels Pivot-Tabellen schnell weitere eigene Auswertungen zu fahren. Das Filterformular über welches alle Ausdrucke und Auswertungen gestartet werden, findet sich in Abbildung 16, 17 und 18. Ein Freitext für oben und unten auf allen druckbaren Berichten kann selbstverständlich ebenfalls an dieser Stelle erfasst werden (Abbildung 19).

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Abbildung 16: Filter für Auswertung, Berichte und Export

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Abbildung 17: Filter für die Auswertung der Nachrichten

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Abbildung 18: Filter für den Export zur Datev Gehaltsabrechnung

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Abbildung 19: Freitext für Ausdrucke

Gehaltsabrechnung leicht gemacht!

Selbstverständlich ist am Ende eines Monats eine schnelle Übergabe der Daten der Arbeitszeiten an die Datev-Software möglich (Abbildung 18), die vom Unternehmen zur Lohn- und Gehaltsabrechnung eingesetzt wird. Ein erneutes händisches Erfassen der Arbeitszeiten durch die entsprechenden Mitarbeiter des Rechnungswesens entfällt! Die entsprechenden Daten (Arbeitszeiten, aber auch Krank- und sonstige Fehltage) werden von der Software für einen bestimmten Zeitraum - meist einen Monat - zusammengestellt und exportiert. Die automatisch erzeugte Textdatei (Abbildung 21) lässt sich direkt in die Lohn- und Gehaltsabrechnung von Datev einlesen! Die bisherige Dauer von ca. einem halben Monat ist nun auf einen Bruchteil der Zeit geschrumpft. Hinweise und Kontrollmöglichkeiten nach dem Export erlaube eine schnelle und einfache Kontrolle (Abbildung 20).

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Abbildung 20: Abgeschlossener Datev-Export

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Abbildung 21: Erzeugte Textdatei zum Import in Datev

Fazit

Die bisher benötigte Zeit, die für die Erstellung von Abrechnungen und Nachweisen für Kunden und Arbeitszeitaufstellungen sowie Gehaltsermittlung für Mitarbeiter aufgewendet wurde, konnte durch die Entwicklung und den Einsatz von ATZE auf einen Bruchteil der bisherigen verkürzt werden.

Mögliche Fehlerquellen (mehrfache Erfassung der gleichen Daten, Übertragungsfehler, falsche Formeln in Excel-Dateien durch Fortschreibung dieser etc.) wurden beseitigt. Die Mitarbeiter können jederzeit einen Tätigkeitsnachweis anfordern (Abbildung 1, Buttons unten: Rückblick) und die Kommunikation zwischen Mitarbeitern wurde verbessert. Die Berücksichtigung des Einsatzes von Sub-Unternehmen ist durch geschickte Strukturierung der Software ebenfalls möglich.

Das System wird derzeit (Juli 2015) von zwei Unternehmen tagtäglich eingesetzt.