Austausch wichtiger Informationen zwischen Außendienst und Zentrale 

Inhaltsübersicht

  • Berichte von Außendienst für die Zentrale
  • Außendienstler haben nur die Daten, die sie tatsächlich benötigen
  • Upload über Web-Frontend, automatischer Import in Hauptdatenbank und Export für Außendienst

Diese Datenbank soll den Informationsfluss zwischen Zentrale und Außendienst vereinfachen. Zudem sollen einfach und nach verschiedensten Filtern zu unterscheidende Berichte erstellt werden können. DiaAD wurde Mitte 2007 erstellt, seitdem einige Male angepasst und wird 2016 noch immer eingesetzt!

Außendienstmitarbeiter erhalten hierzu eine sog. Access Runtime Version gemeinsam mit der Datenbank: Der Mitarbeiter selbst muss keine "vollständige" Access Version als Teil des Office Pakets besitzen - die Nutzung einer Datenbank ist auf jeden Fall möglich!

Täglich erfassen die Außendienstmitarbeiter Ihre Aktivitäten nun statt auf Papier direkt in elektronischer Form: Besuche bei Kunden, Wartungsberichte für Maschinen, Angebote etc.
Diese Daten werden per Email zur Zentrale gesendet und dort importiert. Anschließend werden in der Zentrale auf Knopfdruck Berichte nach verschiedenen Kriterien erstellt.
Außendienstmitarbeiter erhalten zeitgleich einen Export der jeweils für Sie notwendigen Daten. Hierdurch wird größtmögliche Datensicherheit hinsichtlich der sensiblen Kundendaten gewährleistet.

Da der Kunde mittlerweile das ERP X3 der Firma Sage einsetzt, der Außendienst aber wie bisher berichtet und die Reports aus DiaAD noch immer dazu dienen, die Geschäftsführung wöchentlich zu informieren, wurden im Jahr 2016 erneut Änderungen notwendig: Eine Automatisierung wurde eingeführt, die es Außendienstmitarbeitern erlaubt, sich über ein Web-Frontend anzumelden, ihre DiaAD-Daten zur Zentrale zu übertragen und direkt im Anschluss aktualisierte Daten aus der Zentrale für DiaAD zu erhalten. Hierzu werden automatisiert alle für DiaAD notwendigen Kundendaten aus Sage X3 ausgelesen und in DiaAD importiert. Der Außendienstmitarbeiter bekommt davon nichts mit und erhält im Anschluss eine speziell für ihn aufbereitete Version der Daten, nämlich nur die Kunden, die in seinen Zuständigkeitsbereich fallen.

Der Kölner Kunde möchte hier nicht genannt werden. Selbstverständlich komme ich diesem Wunsch nach und bitte um das Verständnis des Lesers.

Individuelle Rechte schaffen Übersicht

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Die zur Verfügung stehenden Symbole sind vom jeweiligen Benutzer und dessen Rechten abhängig. Direkt nach dem Start der Datenbank muss sich der Benutzer mit Namen und Passwort an der Datenbank anmelden.
Zusätzlich zur Symbolleiste gibt es noch ein Übersichtsformular welches Zugang zu allen Bereichen der Datenbank bietet.

Alles dreht sich um ihn: Der Kunde

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Das Kundenformular bietet den Mitarbeitern schnellen Zugriff auf die Informationen die zu einem Kunden zur Verfügung stehen.
Hier sieht man den Verkaufsbericht. Diesen verfassen die Außendienstmitarbeiter und leiten ihn an die Zentrale weiter.

Aus Daten werden Informationen: Berichte

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Über diese Oberfläche lässt sich effizient auf die Berichte zugreifen.
Ein breites Spektrum an Filtermöglichkeiten macht den Zugriff auf die gewünschten Daten einfach und auch für ungeübte leicht möglich.

Papier: dauerhaft und transportabel

Ein kleiner Überblick über die Berichte. Alle Berichte sind für den Ausdruck formatiert und können so auch leicht ohne Computer abgelegt und genutzt werden.

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Informationen zu den Aktivitäten des Außendienstes.

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Kundendaten werden für den Außendienst aufbereitet, so dass dieser beim Kundenbesuch immer auf dem neuesten Stand ist.