Import aus Excel, Auswertung mit Access 

GVF ist eine Datenbank die zum Erfassen von Excelformularen dient . Außendienstmitarbeiter - die nicht unbedingt Access als Teil Ihres Office Paketes haben - senden diese Excel Formulare per E-Mail ein, dann können diese in der Datenbank automatisch erfasst und natürlich ausgewertet werden

GVF wurde Mitte 2003 für die Firma Muelhens erstellt.

Excelbogen des Außendienstes

gvfexcel.png

Hier sehen Sie den Excel Bogen den die Außendienstmitarbeiter einschicken.

Bitte beachten Sie, dass nur die blauen Felder ausfüllbar sind, einige enthalten Hilfen (der gelbe Kasten) zu dem was eingetragen werden kann. Wie man auch noch erkennen kann habe ich beim Entwurf des Formulares mit Klap-Feldern (Drop-Down) gearbeitet um den Mitarbeitern nur bestimmte Eingaben möglich zu machen.

Nachdem dieses Formular dann per E-Mail eingesandt wurde, wird es in die Datenbank importiert.

Das "Herzstück": Der Kunde ganz nah

kundensteckbriefkundendaten.png

In dieser Oberfläche kann der Nutzer alle Daten eines Bogens einsehen und ggf. nachträglich noch bearbeiten.

Wie Sie sehen läßt sich auch ein Bild erfassen. Dieses wird extern gespeichert - daher die Pfadangabe oberhalb. Hierdurch wird die Datenbank klein gehalten. Das Bild wird auch von den Außendienstmitarbeitern per Email, gemeinsam mit der Excel Datei eingesandt.

Die Verbindung zu Excel: Der Import

gvfimport3080.jpg

Hier sehen Sie den Import einer Excel Datei. Das Einzige was der Benutzer zu tun hat um die eingesandten Daten zu erfassen ist den Button anzuklicken und die Datei auszuwählen.

Mitarbeiterdaten

gvfgvf3080.jpg

Hier lassen sich die Mitarbeiter erfassen. Da jeder Mitarbeiter beim Einsenden eines Berichtes (einer Excel Datei) darauf seine Mitarbeiternummer angeben muss kann so im Nachhinein sehr leicht ausgewertet werden wer wieviele Einsendungen gemacht hat.

Kundendaten

gvfkunden3080.jpg

Hier werden die Kundendaten erfasst. Dies ist sinnvoll damit vom Außendienstmitarbeiter nicht ausversehen eine ungültige Kundennummer auf dem Auswertungsbogen angegeben wird. Durch einfache referentielle Integrität wird ein solcher Eintrag in der Datenbank verhindert.

Die man sieht sind hier im Bild über 9000 Kunden schon erfasst. Aus Datenschutzgründen wird keiner angezeigt.