Objektverwaltung und Gebäudemanagement

Die "Welfenhofverwaltung" ist eine Datenbank, die ich für die Jugendgruppe (Pfadfinder) Welfen aus Gifhorn im Juli 2002 erstellt habe und die zum Gebäudemanagement dient. Die Datenbank wird noch immer (2017) eingesetzt! Mittlerweile läuft sie problemlos unter Windows 8 und mit der Access Runtime 2013.

Diese Jugendgruppe hat sich ein eigenes Haus gebaut und vermietet dieses. Hierzu soll die Welfenhofverwaltung dienen, mit der sowohl die Aufenthalte als auch Rechnungen abgewickelt werden.

Lassen Sie sich durch dieses kleine Startformular nicht täuschen sondern erkunden Sie selbst die Welfenhofverwaltung!

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Übersicht und Statistiken

Hier sehen wir die Statistiken und Übersichten die gewünscht wurden.

Auf dem ersten Reiter finden sich alle je ausgegebenen Schlüssel mit ihrem Aus- und Rückgabedatum sowie dem Namen der ausleihenden Gruppe. Der Knopf auf der rechten Seite öffnet den zugehörigen Aufenthalt.   

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Die Daten dieses Reiters können nach den oben angegebenen Daten gefiltert werden. Derzeit werden also alle Datensätze, deren Ausgabedatum zwischen dem 1.1.1980 und dem 31.12.2099 liegt, angezeigt.

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Hier finden sich alle bisherigen Aufenthalte, genauer diejenigen, die in dem angegebenen Zeitraum liegen. Mit einem Blick sieht man, wie viele Besucher in diesem Zeitraum beherbergt wurden.
Ein Klick auf den Knopf öffnet den entsprechenden Aufenthalt mit seinen Details.

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Alle bisher erstellten Rechungen finden sich hier in der Übersicht.
Der Knopf rechts zeigt den zugrunde liegenden Aufenthalt (und damit auch die entsprechende Rechnung) an.
Die Daten dieses Reiters können nach den oben angegebenen Daten gefiltert werden. Derzeit werden also alle Datensätze, deren Anreisedatum zwischen dem 1.1.1980 und dem 31.12.2099 liegt, angezeigt.

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Auf diesem Reiter werden die im oben angegebenen Zeitraum angefallenen Nutzungskosten, die durchschnittlichen Nutzungskosten pro Tag und Person sowie die gesamten Umsätze, die in diesen Zeitraum fallen (die Summe der Rechnungssummen), gezeigt.

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Dieses Bild zeigt alle Mieter, die auf der "schwarzen Liste" stehen, mit Ort, Ansprechpartner und ggf. einer erklärenden Bemerkung, die bei den Mieterdaten angegeben wurde.

Mieterübersicht

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Diese Übersicht zeigt einen Mieter mit allen seinen Aufenthalten. Sie ist über einen Knopf direkt aus den Mieterdaten zu erreichen.

Mieterdetails

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Hier werden die Mieterdaten erfasst, die später in den Aufenthalten zugrunde gelegt werden. Diese Daten dienen auch der späteren Erstellung der Rechnung.

Der Knopf zugehörige Aufenthalte erstellt einen Bericht mit den Daten dieses Formulars (dieses Mieters) sowie aller Aufenthalte dieses Mieters, die Mieterübersicht.

Aufenthalte und Rechnungen

Hier sieht man vielleicht das "Herzstück" der Datenbank - die Erfassung von einzelnen Aufenthalten.

Im oberen Teil sieht man die einzelnen Daten, die notwendig sind, um einen Aufenthalt zu erfassen.

Nicht nur der Detailknopf, sondern auch ein Doppelklick auf den Mieter öffnen die Details dieses Mieters, sodass diese sich auch von dieser Stelle leicht ändern lassen.

Ein Klick auf den Knopf Kalender oder ein Doppelklick auf Anmeldung, Anreise oder Abreise öffnet die Datumsauswahl. Diese wird auch an anderen Stellen verwendet, wenn der Benutzer ein Datum eingeben soll (s. extra Bild).

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Die für diesen Aufenthalt gemieteten Objekte können im unteren Teil erfasst werden. Die Preise stammen aus den Grunddaten der Objekte, dienen jedoch nur als Vorschlag, können also für jeden Aufenthalt individuell angepasst werden.

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Weiterhin findet sich im oberen Bereich noch der Knopf um die Aufenthaltsbestätigung dieses Aufenthaltes zu drucken.

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Hier nun werden die jeweils entstandenen Nutzungskosten eingetragen, d.h. die abgelesenen Zählerstände. Der Verbrauch errechnet sich automatisch, der Benutzer muss nur noch wählen, welchen Einheitenpreis (welches Datum) er zugrunde legen möchte.

Stellt man hier fest, dass noch nicht die aktuellen Preise vorliegen, kann man über den Knopf direkt neue Werte erfassen.

Das Feld links unten überschlägt schon beim ersten Eintragen eines neuen Aufenthaltes anhand der in der Vergangenheit entstandenen Kosten für Nutzung, der Personenzahl und der Tage die voraussichtlichen Nutzungskosten. (Hier gleich den tatsächlichen weil nur 1 Datensatz vorhanden)

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Falls zusätzliche Kosten angefallen sind, können diese gesondert erfasst werden. Hier sind als Preis auch negative Werte möglich um z.B. einen Nachlass zu gewähren.

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Dies ist die Preisübersicht der auf den anderen Reitern eingegebenen Daten.

Mit Werten der geschätzten nutzungsabhängigen Kosten lassen sich schon beim Erfassen der Daten die ungefähren Kosten ermitteln. Die zu Grunde gelegten Zahlen basieren auf Werten vergangener Vermietungen.

Die in den Grunddaten angegebenen Rabatte kann man hier auswählen - und abändern. Selbstverständlich beziehen sich Rabatte nur auf die Objekt-, nicht auf nutzungsabhängige oder zusätzliche Kosten.

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Nun endlich lässt sich auch die tatsächliche Rechnung erstellen. Hierzu muss lediglich noch das Zahlungsziel angegeben werden. Es steht dem Benutzer frei noch einen weiteren Text auf der Rechnung erscheinen zu lassen. Zur Kontrolle wird nochmals die Rechnungsadresse (aus den Mieterdaten) angezeigt.

Ein Druck auf den Knopf Rechnung erstellen erledigt dann den Rest - die Rechnung wird am Bildschirm gezeigt (zur Kontrolle und um nicht immer den Standarddrucker zu verwenden) und kann dann gedruckt werden.

Aufenthaltsbestätigung

Um Zuschüsse und ähnliches zu erhalten benötigen Jugendgruppen Bestätigungen für ihre Aktionen und Ausflüge. Dies ist eine solche Aufenthaltsbestätigung, die direkt aus den Aufenthalten erstellt werden kann.  

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Rechnung

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Auf dieser ersten Seite der normalerweise zweiseitigen Rechnung erscheint neben einer kurzen Aufschlüsselung der einzelnen Rechnungspositionen auch eine Übersicht über die Daten des hier abgerechneten Aufenthaltes.

Wie auch zu erkennen ist, wird die Rechnung so gedruckt, dass sie sich in einen DIN Fensterbriefumschlag falten lässt.

Sowohl die Adresse oberhalb der Empfängeradresse (im Fenster des Briefes) als auch die Adresse und Kontoverbindung unten auf jeder Seite sind variabel. Sie werden bei den Grunddaten eingegeben. Dies ist wichtig, da sich bei Vereinen diese Werte sicherlich häufiger ändern als bei Privatpersonen bzw. Firmen.

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Auf der hier gezeigten zweiten Seite erscheint eine detaillierte Auflistung aller entstandenen Kosten.

Einerseits sind dies die Kosten, die durch die Mietung angefallen sind (Haus, einzelne Räume, etc.), andererseits sind dies nutzungsabhängige Kosten wie Strom, Wasser, Telefon aber auch Gas und Müll. Eine letzte Kostengruppe bildet sich aus außergewöhnlichen, zusätzlichen Kosten wie u.U. erhöhte Reinigungskosten, Reparaturkosten, die durch den Aufenthalt entstanden sind.

Selbstverständlich kann der Nutzer zu jeder Rechnung noch einen individuellen Text angeben. Dieser erscheint unterhalb der detaillierten Kostenaufschlüsselung.

Grundeinstellungen / Stammdaten

Grundeinstellungen sollten die sich am wenigsten verändernden Einstellungen der Datenbank sein: Hier werden die Stammdaten verwaltet.

Auf dem ersten Reiter befindet sich die Adresse, die dann in Berichte (Ausdrucke) übernommen wird. So ist ein Wechsel der Adresse bzw. des Ansprechpartners ohne Eingriff eines Programmierers, sondern allein durch den Nutzer möglich.

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Im zweiten Reiter werden Kontodaten erfasst - natürlich mit der aktuellen IBAN.

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Gleiches gilt natürlich auch für die Kontodaten eines Vereines. Abhängig vom jeweiligen Kontoführer sind auch diese Daten sehr variabel und dürfen nicht fest gespeichert sein.

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Eventuell werden Rabatte eingeräumt, so zum Beispiel, wenn ein Mieter mehr als einmal das Haus gebucht hat. Diese Rabatte werden hier zwar gespeichert, dienen aber später nur als Orientierungshilfen, werden zwar vorgeschlagen, können aber ohne weiteres geändert werden - bezogen auf jeden einzelnen Aufenthalt.

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Die Vermietung betrifft immer ein oder mehrere Objekte. Es kann das komplette Haus gemietet werden, aber auch nur einzelne Teile desselben. Der Zeltplatz gilt ebenfalls als Objekt und kann Teil des Nutzungsvertrages sein. Die Bemerkung ist nur für interne Zwecke gedacht. Wenn es sich um kein vermietbares Objekt handelt, kann das Objekt später nicht ausgewählt werden (in einem Kombinationsfeld).

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Nutzungskosten ändern sich. Jeder kennt die Preiserhöhungen für Strom, Wasser, Telefon usw. Hier können die Preise einfach neu eingetragen werden. Alte Preise bleiben erhalten um auch diese später noch einmal für eine Rechnung verwenden zu können. Daher wurde auch bei der Auswahl der Nutzungskosten pro Einheit bei den Aufenthalten davon abgesehen, nur den jeweils aktuellen Preis anzubieten.

Datumwähler

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Der "Datumwähler" dient an verschiedenen Stellen der Datenbank dazu ein Datum auszuwählen. Ich habe mich für diese Möglichkeit entschieden, da Vorteile dieses Kalenders gegenüber dem internen offensichtlich sind: Feiertage der Bundesländer sind integriert, Kalenderwochen werden angezeigt, Tag des Jahres, 3-Monate-Übersicht, sogar Mondphasen die Pfadfindern vielleicht hilfreich sein könnten.