Zeiterfassung durch den Außendienst

Inhaltsübersicht

  • Einfache Datenbank zur Zeiterfassung
  • Übernahme von Excel-Daten die von Außendienstmitarbeitern befüllt wurden
  • Auswertung durch umfangreiche Zeit- und Kostenberichte

Die STundenAbRechnung (STAR) könnte man als kleinen Bruder der ArbeiTsZeitErfassung (ATZE) verstehen. Gleichzeitig wird erneut eine Brücke zu MS-Excel geschlagen - wie schon bei der DiaAD: Zusammenarbeit von Außendienst und Zentrale.

Die STundenAbRechnung (STAR) wurde im Jahr 2015 für ein kleines Unternehmen in der Nähe Kölns erstellt.

Die Situation bisher

Das Unternehmen entsendet Außendienstmitarbeiter zum Kunden wo diese technische Arbeiten ausführen. Am Ende des Arbeitstages erfassen die Außendienstmitarbeiter ihre Arbeitszeiten und weitere Informationen zu Tätigkeiten und Kunden in einer Excel-Datei. Diese Informationen werden am Ende der Woche dem Unternehmen zur Verfügung gestellt und dort weiterverarbeitet: Auf einem veraltetem Betriebssystem mit veralteter, längst nicht mehr gepflegter und verfügbarer Software. Die Daten des Außendienstes wurden per Hand übertragen um dann Lohnabrechnungen und Urlaubsübersichten für die Mitarbeiter zu erstellen.

Das Problem

Der Unternehmensinhaber hat das Problem erkannt, dass dieses Vorgehen von heute auf morgen ein Ende finden könnte, nämlich wenn das System plötzlich nicht mehr funktioniert. Was dann?

Um diesem Szenario zuvor zu kommen wurde die Entwicklung einer neuen Datenbank beauftragt. Diese sollte möglichst keine Änderungen für die Mitarbeiter bedeuten und Vorteile z.B. durch Automatisierung bei der Auswertung bringen.

Die Lösung

Ein Menüband und ein einfaches Startformular ermöglichen den Zugriff auf alle Funktionen der Datenbank.

Menüband STAR - STundenAbRechnung

Das Startformular könnte bei Bedarf individualisiert (entspr. Zugriffsrechten) werden.

Startformular STAR - STundenAbRechnung

Um die Übernahme der Daten aus Excel einfach zu machen und den Mitarbeitern die (scheinbar) gleiche Excel-Datei zum erfassen zur Verfügung zu stellen, wurde diese erweitert. Die Außendienstmitarbeiter tragen weiterhin ihre Zeiten in eine Datei, ohne für sie sichtbare Änderungen, ein.

Excel-Quelldaten-Tabelle, STAR - STundenAbRechnung

Wenn die Datei dem Unternehmensinhaber zur Verfügung gestellt wird, werden die Daten jetzt nicht mehr von diesem per Hand übernommen, sondern kurz in die Datenbank kopiert (ein Import der Excel-Datei war nicht gewünscht). Nach dem Kopieren und Einfügen in die Datenbank ist der erste Schritt fertig:

Datenübernahme Schritt 1 von 2, STAR Import der Excel-Daten

Im Anschluss kann nur eine Nachkontrolle bzw. Korrektur der Daten in Schritt zwei erfolgen. Die Arbeitszeit wird automatisch in normale Arbeitszeit und Überstunden aufgeteilt und der für diesen Tag zu zahlende Lohn (als Vorschau) angezeigt.

Datenübernahme Schritt 2 von 2, STAR Import der Excel-Daten

Die Übernahme (und eventuelle Anpassung) der von den Mitarbeitern gelieferten Daten ist damit abgeschlossen. Sollten später Änderungen oder Ergänzungen notwendig werden, lassen sich diese leicht über den Button Bewertung und Details erledigen. Der Unternehmensinhaber hat volle Kontrolle!

Ergänzung und Bearbeitung der Daten, STAR - STundenAbRechnung

Sonderzahlungen lassen sich in einem extra Bereich erfassen.

Sonderzahlungen, STAR - STundenAbRechnung

Ziel war es die Erstellung von Lohnabrechnungen zu vereinfachen. Im Filter wird der gewünschte Zeitraum eingestellt. Dann wird für alle - oder einen gewählten Mitarbeiter - für diesen Zeitraum eine druckfertige Auswertung der Stunden, Überstunden, aber auch Krank- und Urlaubstagen erstellt. Zusätzlich zu den Informationen des gewählten Zeitraums sollen die Gesamtzahlen des entsprechenden Jahres gezeigt werden.

Neben dem Mitarbeiter erhält auch der Steuerberater des Unternehmens diese, um die Arbeiten durchführen zu können, die das Unternehmen diesem übertragen hat.

Auswertung/Ausdruck Lohnabrechnung, STAR - STundenAbRechnung (einfache Zeiterfasung)

Selbstverständlich lassen sich notwendige Grundeinstellungen komfortabel vornehmen. Dies betrifft Mitarbeiter, aber besonders auch Mitarbeitergruppen über die sich unterschiedliche Stundenlöhne und Urlaubstage festlegen lassen.

Mitarbeitergruppen, STAR - STundenAbRechnung

Im Bereich AZ Entlohnung wird festgelegt, ab welcher Arbeitszeit welche Überstundenzuschläge gezahlt werden: Informationen die bei der Berechnung nach dem Einfügen neuer Daten und bei der Auswertung verwendet werden.