Microsoft Access Datenbanken im Unternehmenskonzept

Viel Unwissenheit umgibt Access, steht es im Unternehmen doch zwischen Excel und Client-Server-Datenbanken. Access bildet ein Verbindungsglied zwischen einfachen End-Nutzer-Anforderungen und unternehmenskritischen Anwendungen.

Dieser Text soll ein wenig aufzeigen, wann Access sinnvoll genutzt werden kann, wann nicht und warum es in großen Unternehmen oft schwierig einzusetzen ist.

Im Folgenden wird ebenfalls darauf eingegangen warum es trotz anderweitiger Planung häufig dazu kommt, dass MS Access Anwendungen unternehmensweit eingesetzt werden und sich ihr ursprünglicher Einsatzbereich nach und nach erweitert.

Weiterentwicklung ist Teil des Software-Lebens

Entwicklung von Software teilt viele Gemeinsamkeiten mit biologischer Entwicklung. Einige Anwendungen entwickeln sich weiter und überleben, andere sterben aus. Planung und Vorausschau sind die Mittel, die die Evolution von Access Datenbanken ermöglichen und der Schlüssel zum effektiven und effizienten Einsatz im Unternehmen.

Es geht immer um Evolution, um Weiterentwicklung. Die Datenbankanforderungen einer Unternehmung sind nicht vorhersagbar und ändern sich im Laufe der Zeit. Microsoft Access löst viele Datenbankprobleme, nicht aber alle - das machen aber auch andere Tools nicht. Als das beliebteste Datenbankprodukt der Welt dominiert MS Access eindeutig eines der wichtigsten Segmente im Datenbankökosystem.

Finanziell geht es letztlich darum, wie viel es kostet, Datenbankanwendungen in Access versus anderen Plattformen zu erstellen und damit verbundenen Einschränkungen. Anwendungen in Access sind deutlich günstiger zu erstellen da keine "spezialisierteren" Werkzeuge benötigt werden. Wenn eine Möglichkeit besteht, ein Problem mit einer Access Anwendung für z.B. 25.000 Euro zu lösen, was mit anderen Werkzeugen nicht machbar wäre, scheinen die Alternativen einfach:

  • Entweder Verwendung von Access um die Anwendung zu erstellen unter Inkaufnahme damit eventuell verbundener Nachteile
  • oder die teurere Plattform zu nutzen und damit Verluste zu akzeptieren
  • oder die Entwicklung gar nicht erst zu beginnen und stattdessen einem Mitbewerber das Feld zu überlassen (oder die Arbeit für diesen Kunden o.ä. abzulehnen).

Wird im Unternehmen über den grundsätzlichen Einsatz von Datenbanken nachgedacht, ist es hilfreich, die Entwicklung einzelner Datenbanken über die Zeit zu berücksichtigen: Gute, "gesunde" Datenbankanwendungen werden nicht nur einmalig erstellt, sondern verändern sich und wachsen im Laufe der Zeit. Schlechte hingegen finden keine Verwendung mehr - manchmal werden auch gute und brauchbare Anwendungen nicht mehr genutzt, weil z.B. deren Einsatzbereich entfällt. Hinzu kommt, dass manchmal unternehmenskritische Anwendungen aus noch nicht gesehenen Quellen erwachsen.

Einige Millionen Excel "Datenbanken" werden jedes Jahr erstellt - doch nur wenige schaffen den Sprung auf die nächste Stufe: Microsoft Access. Genauso schaffen es nur wenige Access Anwendungen zu umfassenderen Lösungen zu werden. Letztlich können mit Access eine große Zahl der Datenbankwünsche komplett gelöst werden: Access ist einfach das Beste Tool für seinen Einsatzbereich.

Sicht der IT Verantwortlichen

IT Verantwortliche müssen Access verstehen und verstehen es taktisch einzusetzen, immer mit dem Gedanken im Kopf, dass einige Access Anwendungen mit der Zeit migriert werden. Das gilt nicht nur für Access allein, sondern entspricht dem natürlichen Reifungsprozess der im Unternehmen eingesetzten Software - und Datenbanken: Beides folgt den Notwendigkeiten und Bedürfnissen des Unternehmens. Damit ergibt sich der Wunsch, dass genau diese eine Access Anwendung, die zum Zeitpunkt X migriert werden muss, damals schon direkt mit einem anderen System erstellt zu haben - doch diese Entwicklung war keineswegs vorhersehbar zum Zeitpunkt der Erstellung. Ebenfalls war es damals nicht möglich die heute benötigten Features einzubauen: Zeit und Weiterentwicklung verändern die Anforderungen.

Eine ähnliche Argumentation wäre, dass 2% der in diesem Jahr erstellten Datenbanken innerhalb der nächsten 3 Jahr migriert werden müssen. Ist so etwas sinnvoll? Die meisten Anwendungen werden perfekt in Access laufen und zwar so lange, bis sie nicht mehr benötigt werden. Heute eine große Investition zu machen ist nicht sinnvoll, wenn es die Möglichkeit einer weniger riskanten Access-Lösung gibt. Die Zukunft wird dann zeigen, in welche Richtung sich die Anforderungen an die Datenbank verändern und ob es sinnvoll ist, die nächste Stufe zu erklimmen. Der Schlüssel ist, im Hinterkopf zu behalten, dass dies jederzeit möglich ist.

Im Hintergrund Wachstum, im Vordergrund bleibt Access

Wenn Access Anwendungen sich tatsächlich weiterentwickeln und größere Plattformen genutzt werden sollen (z.B. SQL Server, ODBC Verbindungen wie MySQL), ist die ursprüngliche Investition nicht verloren: Die Funktionen die Access bietet, können auf die Zielplattform übernommen werden und unterstützen die Eingewöhnung und die Akzeptanz durch die Nutzer. Access war dann ein guter Test.
Access kann u.U. weiterhin als sog. Frontend verwendet werden, als Oberfläche, die der Benutzer sieht, obwohl im Hintergrund nicht mehr Access sondern ein anderes Datenbanksystem arbeitet.

Aufmerksame IT Administrationen erkennen wann Access sinnvoll genutzt werden kann und wann nicht. Wenn ein Projekt in Access realisiert werden kann, ist der ROI (Return-Of-Investment) anderen Technologien überlegen. Access mit seinen spezifischen Vorteilen und Stärken bietet dem Unternehmen deutliche Vorteile, sowohl finanzielle als auch in Hinsicht auf Reaktionsmöglichkeiten auf Nutzer- und Marktanforderungen.

Unterschiedliche Anforderungen an Datenbankanwendungen

Einige Datenbanken sind unternehmenskritisch und überlebenswichtig für ein Unternehmen, andere sind einfache Systeme für schnelle Auswertungen. Egal wie groß oder klein ein Unternehmen ist, Datenbanken finden sich auf unterschiedlichen Ebenen und in unterschiedlichsten Anwendungsbereichen.

Unternehmensweiter Einsatz

Hierbei handelt es sich um unternehmenskritische Anwendungen die ein Unternehmen für das eigene Überleben unbedingt benötigt. In diesen Bereich gehören z.B. Buchhaltungssysteme, Anwendungen zur Kundenbetreuung und -verwaltung, Werkzeuge zur Verarbeitung großer Datenmengen und jegliche Spezial-Software, die ein Unternehmen benötigt seine Ziele zu erfüllen. Wichtige Anforderungen sind auf dieser Ebene die Möglichkeit mit großen Datenmengen zu arbeiten, historische Daten zu verwalten, ebenso aber Sicherheit (im Sinne von Datensicherheit und Akkuratesse, Zugriffsschutz und Backups bzw. Wiederherstellungsmöglichkeiten bei Ausfällen) zu gewährleisten.

Abteilungsweiter Einsatz

Anwendungen, die für den Einsatz in bestimmten Abteilungen erstellt wurden, sind für das Überleben des Unternehmens nicht so wichtig. Obwohl sie noch immer viele Datenbankanwendungen umfassen die im Rechenzentrum des Unternehmens beheimatet sind, gibt es auch Anwendungen die nur in bestimmten Abteilungen verwendet werden. Datenbankanwendungen auf Abteilungsebene sind normalerweise von professionellen Entwicklern erstellt und werden von ausgewählten Personen gepflegt. Oft greifen diese Anwendungen auf Unternehmensdaten aus anderen (unternehmensweiten) Datenbanken zu bzw. tauschen Daten mit diesen aus.

Arbeitsgruppen und Team

Anwendungen für diese Zielgruppe fokussieren auf die Bedürfnisse kleiner Gruppen und deren Arbeit. Diese Anwendungen können schnell den veränderten Anforderungen, die an diese Gruppen gestellt werden, angepasst werden. Datenbanksoftware für diese Gruppen ist normalerweise PC- und nicht Server-basiert und wird von der Gruppe der tatsächlichen Nutzer verantwortet. Die Anwendungen auf dieser Ebene werden häufig von professionellen Datenbank-Entwicklern, aber auch durch (fortgeschrittene) Nutzer erstellt. Diese Datenbankanwendungen beziehen häufig Daten aus unternehmensweiten Datenbanken, senden aber selten Daten an diese (zurück). Analysen, die Erstellung von Auswertungen sowie die Unterstützung des Teams bei der täglichen Arbeit können als Beispiele für Anwendungen dieser Ebene gesehen werden.

Individuelle und Kleingruppen-Lösungen

Auf eigenen PCs erstellen viele Personen ihre eigenen Datenbanken in Excel oder Access. Diese sind meist Einzelnutzer - Anwendungen mit relativ kurzer Lebensspanne. Zweck dieser Anwendungen ist die Arbeitserleichterung für die Person oder Kleingruppe die diese erstellt haben. Die meisten Programme sind von Anwendern erstellt, deren Hauptarbeit nicht die Programmierung ist.

Datenbank Pyramide

Datenbank Pyramide

Die breite Mehrheit der Datenbankanwendungen sind recht einfache Anwendungen. Die Anzahl der Anwendungen, die ein Unternehmen einsetzen - und bezahlen kann - sinkt mit steigenden Anforderungen und Problemen die bewältigt werden müssen.
Am unteren Ende stehen sehr flexible Anwendungen und Lösungen die schnell zu entwickeln sind. Es finden sich kurze Lebenszyklen, niedrige bürokratische und strukturelle Einschränkungen. Fehler sind hier nicht unternehmensbedrohend und die Kosten relativ niedrig.
Steigt man die Pyramide weiter nach oben, werden die Anwendungen immer umfangreicher und wichtiger. Die Zahl der Nutzer vergrößert sich, Sicherheit und Verlässlichkeit ebenfalls. Die Lösungen müssen skalierbar, das bedeutet einstufbar sein und ggf. wachsen können. Die Wartbarkeit der Anwendungen wird wichtiger, da diese durch eine Vielzahl Personen erstellt werden und auch ohne deren Eingreifen funktionieren müssen. Es wird mehr Zeit für die Entwicklung benötigt: mehr Personen und deren Anforderungen müssen beachtet werden. Werden Änderungen notwendig, erfordern Komplexität der Anwendung und Notwendigkeit eines reibungslosen Unternehmensalltags lange Implementationszeiten, Tests und Dokumentationen. Diese Maßnahmen steigern die Kosten, weil Fehler unkalkulierbare Kosten verursachen können und unter Umständen sogar das Überleben des Unternehmens von deren Vermeidung abhängt.
Am oberen Ende der Datenbankpyramide kann der Verlust eines einzigen Datensatzes das Ende des Unternehmens und damit des eigenen Jobs bedeuten. Am unteren Ende bedeutet der Verlust einzelner Datensätze, Tabellen oder kompletter Dateien und Datenbanken häufig nur ein Ärgernis für einen einzelnen Nutzer.

Die Inhalte dieser Seite sind den Ausführungen von Luke Chung auf http://www.fmsinc.com/MicrosoftAccess/Strategy/ entliehen und angepasst.