Pivot-Tabelle und Datenpilot

Auch wenn Sie derzeit noch keine Datenbank einsetzen, finden sich sicherlich auch in Ihrem Unternehmen an vielen Stellen Daten und Datensammlungen die Sie bzw. Ihre Mitarbeiter in irgendeiner Form zu Auswertungszwecken verwenden - und sicherlich Daten die derzeit noch nicht für eine solche genutzt werden.

Wie können Sie relativ einfach Zusatznutzen aus den schon vorhandenen Daten gewinnen? Sind Sie noch nicht bereit für eine Datenbank und möchten zunächst bei Excel bleiben? Wollen Sie selbst jederzeit Daten neu zusammenstellen und dazu Ihre vorhandene Datenbank nutzen? Pivot-Tabellen könnten genau das sein, was Ihnen bisher fehlt, um ganz neue Perspektiven auf Ihre Daten und deren Aussagen zu gewinnen. Die Möglichkeit Pivot-Tabellen zu erzeugen, ist immer in heutigen Excel-Versionen gegeben - einzige Voraussetzung ist, dass Ihre Daten in tabellarischer Form vorliegen.

In einem solchen Fall finden sich alle zu einem Vorgang gehörigen Elemente in einer Zeile (waagerecht), jedes Element in einer extra dafür vorgesehenen Spalte (senkrecht). Am Beispiel eines Kunden, könnte sich dies so darstellen:

Kundennummer
Nachname
Emailadresse
Geburtsdatum
Wohnort
456
Bahn
berta.bahn@example.com
04.10.1970
Köln
789
Rad
rudolf.rad@beispiel.de
07.03.1981
Düsseldorf

Verkaufsdaten eines landwirtschaftlichen Betriebes könnten so aussehen:

Datum
Artikel
Menge (in kg)
Versand
Abnehmer
Klasse
01.03.07
Mais
95
Hauslieferdienst
Mühlmann
Tierfutter
02.03.07
Rotkohl
80
Spedition
Schmidt
Gemüse

Eine solche tabellarische Darstellung kann in in Ihren Quelldaten schon vorliegen: In einer existierenden Datenbank sind die von Ihnen für eine Auswertung benötigten Felder schon alle vorhanden. Alternativ ließe sich eine solche Darstellung auch über sogenannte Abfragen (oder Views) erreichen. Falls Ihre Daten noch nicht in tabellarischer Form vorliegen, helfe ich Ihnen gerne, diese entsprechend zu strukturieren.

Da Access und Excel wunderbar zusammenarbeiten, können aus Access-Datenbanken sehr leicht die Ergebnisse und Inhalte solcher Abfragen in Excel weiterbearbeitet werden. Entweder kann eine direkte Übergabe von Access zu Excel stattfinden, oder aus Access wird eine Excel-Datei erzeugt die dann später geöffnet werden kann.

In einem, Ende 2012 erstellten, ca. 45 minütigen Screencast stelle ich die Funktion des Datenpiloten in OpenOffice Calc (in Excel: Pivot-Tabelle) vor. Einige Möglichkeiten sind in Excel vielleicht nicht in dieser Form enthalten, dafür werden andere, die nur Excel bietet hier natürlich nicht gezeigt. Die verwendeten Quelldaten stammen von hier und wurden ebenfalls für die Bilder der Pivot-Tabelle verwendet (Excel 2013, unten). Im Screencast können Sie die Navigation auf der linken Seite nutzen um zum gewünschten Abschnitt zu springen. Klicken Sie auf den Play-Pfeil links unten um mit dem Abspielen zu beginnen. Hier werden 23 Dinge (englisch) zusammengetragen, die "man über Pivot-Tabellen wissen sollte".

Eine Vorstufe einer Pivot-Tabelle in bezug auf die Auswertung von Daten könnte schon allein das Filtern sein. Zum Autofilter der sowohl in Tabellenkalkulation, als auch Access vorhanden ist, habe ich ebenfalls Ende 2012 einen kurzen, ca. 12 minütigen Screencast erstellt.

Seit der MS-Office Version 2010 gibt es beispielsweise über den Datenschnitt die Möglichkeit übersichtlich nach ganz unterschiedlichen Kriterien zu filtern. Die Zeitachse ermöglicht eine Auswertung nach Datum bzw. Uhrzeit. Beide Features sind in der Slideshow unten zu sehen. Bewegen Sie Ihre Maus über die Bilder um den automatischen Wechsel zu pausieren.

Sollten Sie die Möglichkeiten, die Pivot-Tabellen bieten, bisher noch nicht verwenden und wünschen ein Coaching oder haben Sie Interesse daran, diese mit Daten aus Ihrer (Access-)Datenbank zu nutzen, zögern Sie bitte nicht mit mir in Kontakt zu treten. Es lohnt sich: Die Erfahrung hat gezeigt, dass Ergebnisse, für deren Ermittlung Sie bisher 30 Minuten brauchten, mit Pivot-Tabellen häufig schon nach 30 Sekunden vorliegen!

Hier wurden keineswegs alle Möglichkeiten, die Pivot-Tabellen bieten vorgestellt. Auf ebenfalls mögliche Pivot-Charts, also Grafiken und Diagramme, die die gleichen flexiblen Sichten auf Ihre Daten ermöglichen, wurde überhaupt nicht eingegangen.

Die zweite Slideshow zeigt Ergebnisse in der Pivot-Tabelle wenn unterschiedliche Kriterien als Filter dienen. Über Filter (in den oberen Zeilen) bzw. die Datenschnitte können verschiedene Kriterien zeitgleich gewählt werden. Über die Zeitachse können nicht nur wie hier Monate, sondern auch Tage, Quartale und andere Zeiteinheiten wie Stunden eingeschränkt werden. Voraussetzung dafür ist natürlich, dass entsprechende Quelldaten vorliegen. Daher an dieser Stelle ein kleiner Tipp: Bedenken Sie, dass Sie nicht auswerten können, was Sie nicht erfasst haben. Liegt statt einem Zeitstempel mit Datum und Uhrzeit nur ein Datum vor, so lässt sich natürlich nicht die Zeit ermitteln, wann z.B. Kunden die teuren Produkte an einem Tag gekauft haben.